Електронний документообіг - це сучасна зручна альтернатива звичайним паперовим документам, які використовуються для будь-якого виду бізнес-діяльності.
Традиційний документообіг пов'язаний з постійними тимчасовими затримками. Для початку співпраці з клієнтом необхідний рахунок, часто - договір, а потім - підписані накладні, акти виконаних робіт і т.д. Всі ці папери проходять узгодження, їх роздруковують, ставлять підписи і печатки. Після чого з'являється необхідність передати їх партнеру по бізнесу, де вони також проходять процес узгодження і підписання.
Далі документи з підписами сканують, відправляють по електронній пошті. Після чого кур'єром, силами співробітників або звичайною поштою висилають оригінали. Все це займає чимало часу, паперові документи іноді губляться, вимагають правок (що ще більше уповільнює процес отримання документів). А для їх зберігання часто виділяють цілі приміщення. В результаті бізнес відчуває масу незручностей, укладання угод затягується, виникають проблеми з бухгалтерією, так як на кінець звітного періоду паперу все ще знаходяться десь «в дорозі». А якщо в договорі після підписання однієї зі сторін були виявлені спірні пункти або в бухгалтерській документації знайдена помилка, то процес отримання правильного паперового документа розтягується ще більше, іноді навіть на місяці.
Електронний web документооборот E-DOC дозволяє позбутися від усіх цих незручностей:
- Всі документи «підписують» в електронному вигляді за допомогою цифрових підписів. Це швидко і просто.
- Для отримання паперової копії досить просто роздрукувати екземпляр. Зацікавлені особи отримують всю документацію миттєво, без довгого очікування листів або кур'єрів.
Укладання договорів та підтвердження завершення співпраці (накладні і акти) відбувається без затримок і додаткових зусиль з боку співробітників. - Знижується вплив на бізнес людського фактора: документи не втрачаються, помилки виправляються в стислі терміни.
- Немає необхідності виділяти корисну площу для зберігання безлічі паперових документів.
Крім того, электронный документооборот E-COM дозволяє вирішити проблему звітності бізнесу перед державою. Раніше документи приймалися тільки в паперовому вигляді, і співробітники компаній витрачали багато часу на поїздки в податкову, стояли в чергах до інспектора, а інспектора, в свою чергу, обробляли безліч паперів для перевірки правильності звіту і внесення даних в загальну базу.
Зараз всі ці питання також можна вирішувати за допомогою електронного документообігу. При цьому важливо розуміти, що в електронному вигляді податкова служба приймає звіти і документи строго встановленого зразка. Будь-який інший формат прийнятий не буде. А тому при впровадженні електронного документообігу має сенс перевірити формат внутрішньої документації компанії і при необхідності внести в шаблони документів відповідні коригування.
На першому етапі держава почала приймати в електронному вигляді податкові декларації. Методика виявилася успішною. І з недавніх пір всі документи також приймаються в електронному вигляді.
