Найважливішим питанням при проведенні конференцій, семінарів та інших заходів з великою кількістю запрошених осіб, є вибір місця. При цьому варто пам'ятати, що має значення не тільки приміщення, а й наявність обладнання, комунікацій, можливість організації перерв з кава-брейками, обідів і багато іншого. Саме тому багато організаторів вибирають конференц-зали, які розташовуються в готелях.
У чому переваги такого варіанту?
Готель - надійний і комфортний варіант для організації різних заходів. У ньому є всі необхідні зручності, які можуть знадобитися прибулим гостям - проживання, харчування, комунікації і т. д.
Крім цього, варто відзначити що такий конференц-зал має все необхідне обладнання, яке дозволить робити конференції, зокрема:
- підсилювачі;
- проектори;
- мікрофони;
- звукова апаратура.
Також, в таких залах є достатня кількість меблів (столів, стільців), що дає можливість розмістити велику кількість гостей. Окремо варто відзначити, що організатори можуть використовувати різні схеми розташування меблів і розсадження гостей, що важливо в залежності від типу заходу.
До основних переваг проведення конференцій в готелях відноситься:
- Можливість організації перерв з кава-брейками, обідами. Для гостей можна скласти меню в залежності від їх переваг. Для цього потрібно уточнити основні моменти заздалегідь (переваги в їжі).
- При організації заходу, який триватиме кілька днів, важливо продумати розміщення гостей для ночівлі. У такому випадку для них буде максимально зручно, якщо конференція і нічліг будуть в одній будівлі або комплексі.
- Наявність кваліфікованого обслуговуючого персоналу, а також всіх необхідних зручностей.
- Конференц-зал в готелі по ссылке розроблений з урахуванням сучасних тенденцій в інтер'єрі. Світла і комфортна обстановка дозволить прибулим гостям повністю зануритися в презентацію або семінар.
При виборі залу в готелі, варто звернути увагу на наступні моменти:
- габарити приміщення;
- можливі варіанти розстановки меблів;
- кількість осіб, яку можна розмістити;
- що включає в себе вартість оренди (зазвичай в ціну включені екран, проектор, фліпчарт і маркери, вода для гостей).
Крім цього, слід заздалегідь обговорити час оренди. Найчастіше, зал надається на 8 годин, а також по одній годині для підготовки до і після заходу.
