Новости АТО, Украины и Мира
Загружаем курсы валют от minfin.com.ua

Система електронного документообігу

СЕД — це системи електронного документообігу. Діловодство в паперовому вигляді в сучасних умовах демонструє низьку ефективність. У зв’язку з цим виникла необхідність впровадження автоматизованої СЕД в багатьох компаніях.

Найчастіше система ЕДО має — це комп’ютерна програма або веб-сервіс. За допомогою них будь-юридично значущий документ можна без проблем відправити в цифровому форматі. Важливо лише дотримуватися законодавчі вимоги.

Факти про СЕД

Система ЕДО стала впроваджуватися в вітчизняну практику ще в 90-х роках. Саме тоді на ринку з’явилися перші програмні рішення, покликані автоматизувати виробництво. За останні 20 років було пройдено довгий шлях від простих рішень до масштабних систем ЕДО в рамках компанії. Зростає охоплення процесів, користувачів, ставляться нові завдання.

За час існування система електронного документообігу встигла зарекомендувати себе як ефективний механізм. Рішення впровадити електронний документообіг для бізнесу прийнятно з однаковим успіхом як для дрібного бізнесу, так і для великих підприємств. При цьому спеціалізовані системи підходять і комерційному сектору, і держустановам.

Процедура обміну цифровими матеріалами по телекомунікаційних каналах зв’язку відбувається в рамках системи оператора, який включений до реєстру податкової інспекції.

Плюси СЕД

Переваги впровадження такого рішення очевидні:

  1. Скорочення матеріальних витрат, що особливо помітно на великих підприємствах
  2. Забезпечення економії на базових процесах і окремих операціях;
  3. Скорочення ризиків.

Установка єдиної системи документообігу дозволяє домогтися реального зростання прибутку і показника ROI. Досягається збільшення ефективності діяльності підприємства і швидкість прийняття рішень.

СЕДО повинна гарантувати зменшення часу на обробку і підготовку звітності приблизно на 75%. Також повинна стати вище швидкість руху Информпоток. Економляться і ресурси за рахунок зменшення витрат на канцелярію.

Якісні показники можуть бути виражені у вигляді зростання продуктивності праці персоналу до 25%, а також скорочення ризику втрати документації та підвищення рівня корпоративної культури.

Функціональність СЕД

Єдина система документообігу на підприємстві повинна виконувати широкий спектр завдань. Найбільш важливими можна визначити такі:

  1. організація зберігання і пошуку документації;
  2. забезпечення підтримки процесу діловодства;
  3. підготовка аналітичної звітності;
  4. контроль виконання документів;
  5. гарантія інформаційної безпеки.

Ряд рішень також можуть мати специфічні функції, завдяки чому істотно розширюються опції застосування за допомогою інтеграції з іншими системами.

Різновиди

Системи ЕДО призначені для вирішення конкретних завдань. За цим критерієм їх можна розділити на:

  1. ЕДО реєстраційного типу;
  2. формують цифрову документацію;
  3. що дозволяють автоматизувати роботу з архівами;
  4. для управління архівними даними;
  5. для управління обробкою документації;
  6. для контролю роботи пристроїв для зберігання інформації.


Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *