СЕД - це системи електронного документообігу. Діловодство в паперовому вигляді в сучасних умовах демонструє низьку ефективність. У зв'язку з цим виникла необхідність впровадження автоматизованої СЕД в багатьох компаніях.
Найчастіше система ЕДО має - це комп'ютерна програма або веб-сервіс. За допомогою них будь-юридично значущий документ можна без проблем відправити в цифровому форматі. Важливо лише дотримуватися законодавчі вимоги.
Факти про СЕД
Система ЕДО стала впроваджуватися в вітчизняну практику ще в 90-х роках. Саме тоді на ринку з'явилися перші програмні рішення, покликані автоматизувати виробництво. За останні 20 років було пройдено довгий шлях від простих рішень до масштабних систем ЕДО в рамках компанії. Зростає охоплення процесів, користувачів, ставляться нові завдання.
За час існування система електронного документообігу встигла зарекомендувати себе як ефективний механізм. Рішення впровадити електронний документообіг для бізнесу прийнятно з однаковим успіхом як для дрібного бізнесу, так і для великих підприємств. При цьому спеціалізовані системи підходять і комерційному сектору, і держустановам.
Процедура обміну цифровими матеріалами по телекомунікаційних каналах зв'язку відбувається в рамках системи оператора, який включений до реєстру податкової інспекції.
Плюси СЕД
Переваги впровадження такого рішення очевидні:
- Скорочення матеріальних витрат, що особливо помітно на великих підприємствах
- Забезпечення економії на базових процесах і окремих операціях;
- Скорочення ризиків.
Установка єдиної системи документообігу дозволяє домогтися реального зростання прибутку і показника ROI. Досягається збільшення ефективності діяльності підприємства і швидкість прийняття рішень.
СЕДО повинна гарантувати зменшення часу на обробку і підготовку звітності приблизно на 75%. Також повинна стати вище швидкість руху Информпоток. Економляться і ресурси за рахунок зменшення витрат на канцелярію.
Якісні показники можуть бути виражені у вигляді зростання продуктивності праці персоналу до 25%, а також скорочення ризику втрати документації та підвищення рівня корпоративної культури.
Функціональність СЕД
Єдина система документообігу на підприємстві повинна виконувати широкий спектр завдань. Найбільш важливими можна визначити такі:
- організація зберігання і пошуку документації;
- забезпечення підтримки процесу діловодства;
- підготовка аналітичної звітності;
- контроль виконання документів;
- гарантія інформаційної безпеки.
Ряд рішень також можуть мати специфічні функції, завдяки чому істотно розширюються опції застосування за допомогою інтеграції з іншими системами.
Різновиди
Системи ЕДО призначені для вирішення конкретних завдань. За цим критерієм їх можна розділити на:
- ЕДО реєстраційного типу;
- формують цифрову документацію;
- що дозволяють автоматизувати роботу з архівами;
- для управління архівними даними;
- для управління обробкою документації;
- для контролю роботи пристроїв для зберігання інформації.
