Штучний інтелект став рушійною силою цифрової трансформації, але для багатьох ІТ-директорів та ІТ-адміністраторів інтеграція штучного інтелекту в робочі процеси з документами все ще здається навігацією в незвіданих водах. ШІ обіцяє оптимізувати процеси, підвищити продуктивність і захист даних, але зрозуміти, як він вписується в існуючий стек технологій, може бути складно. Для технічних покупців ключовим є не тільки розуміння того, що може зробити штучний інтелект, але й знання того, як це ефективно реалізувати, не порушуючи повсякденні операції.
Цей посібник спрямований на демістифікацію штучного інтелекту в документообігу, розбивку його практичних застосувань, переваг і критичних міркувань, про які ІТ-директори та ІТ-адміністратори повинні пам’ятати, оцінюючи рішення для роботи з документами на основі ШІ.
Що насправді означає штучний інтелект у робочих процесах документів
ШІ в документообігу виходить за рамки типових галузевих модних слів. Йдеться не лише про інструмент, який звучить просунутим, а про інтеграцію інтелектуальних можливостей, які вирішують проблеми реального світу. Штучний інтелект в управлінні документами використовує такі технології, як оптичне розпізнавання символів (OCR) , обробка природної мови (NLP) і машинне навчання для автоматизації та вдосконалення завдань, орієнтованих на документ.
Наприклад, OCR на основі штучного інтелекту може сканувати та перетворювати друкований або рукописний текст у цифрові дані, роблячи раніше недоступну інформацію доступною для пошуку та редагування. NLP дозволяє штучному інтелекту розуміти та інтерпретувати людську мову, дозволяючи складне підсумовування документів і аналіз настроїв. Алгоритми машинного навчання ще більше розширюють ці можливості, вивчаючи шаблони даних, підвищуючи точність і ефективність з часом.
Реальні приклади штучного інтелекту в робочих процесах документів включають автоматичне підсумовування документів, яке стискує довгі звіти в основні моменти, а також інструменти перекладу на основі штучного інтелекту, які долають мовні бар’єри в глобальних командах. Згідно з нещодавнім аналітиком IDC , «користувачі також можуть використовувати копілоти, щоб глибше досліджувати свої документи, витягаючи ключову інформацію та ділячись нею в усій організації».
Переваги ШІ в документообігу
Переваги ШІ в документообігу виходять далеко за межі базової автоматизації. Згідно з даними IDC, «інтегруючи передові інструменти виробництва в існуючі рішення, постачальники технологій не тільки вдосконалюють свої пропозиції, але й революціонізують принципи їх роботи».
- Автоматизація:
штучний інтелект усуває повторювані ручні завдання, які часто заважають співробітникам. Такі завдання, як вилучення даних, сортування документів і тегування метаданих, тепер можуть оброблятися ШІ з більшою швидкістю та точністю. Це звільняє цінні ІТ-ресурси, щоб зосередитися на більш стратегічних ініціативах, зменшуючи операційні витрати та підвищуючи загальну продуктивність.
- Продуктивність:
штучний інтелект підвищує ефективність робочого процесу шляхом оптимізації складних процесів. Інструменти на основі штучного інтелекту можуть обробляти й аналізувати великі обсяги документів за частку часу, який знадобився б для працівників, значно скорочуючи час виконання робіт. Будь то перевірка юридичних контрактів чи обробка рахунків-фактур, робочі процеси, керовані штучним інтелектом, дозволяють швидше приймати рішення та виконувати більш гнучкі операції.
- Відповідність і безпека.
Зважаючи на зростаючу стурбованість щодо конфіденційності даних і дотримання нормативних вимог, AI пропонує надійні рішення для керування конфіденційною інформацією. Інструменти редагування на основі штучного інтелекту можуть автоматично виявляти та видаляти конфіденційні дані з документів, забезпечуючи дотримання галузевих норм. Штучний інтелект також підтримує перевірки відповідності шляхом сканування документів на наявність певних умов або пунктів, допомагаючи організаціям випереджати нормативні зміни.
Проблеми інтеграції (і як їх подолати)
Хоча переваги штучного інтелекту очевидні, його інтеграція в існуючі робочі процеси з документами пов’язана зі своїми проблемами. ІТ-директори та ІТ-адміністратори повинні орієнтуватися в таких питаннях, як сумісність, конфіденційність даних і адаптація користувачів, щоб забезпечити плавний перехід.
- Сумісність:
однією з найбільших перешкод є забезпечення бездоганної інтеграції інструментів штучного інтелекту з поточними системами, будь то CMS, ERP або хмарне рішення для зберігання. У короткому звіті IDC повідомляється, що «Організації повинні надавати пріоритет партнерству з постачальниками, які пропонують бездоганну інтеграцію з існуючим технологічним набором і робочими процесами компанії».
- Конфіденційність даних.
Керування конфіденційними даними в робочих процесах штучного інтелекту є головною проблемою для ІТ-лідерів. Рішення штучного інтелекту мають відповідати суворим стандартам конфіденційності даних, включаючи такі функції, як наскрізне шифрування (як під час передачі, так і під час спокою) і методи ізоляції даних для запобігання несанкціонованому доступу. Також важливо переконатися, що постачальники штучного інтелекту дотримуються відповідних нормативних актів щодо захисту даних, таких як GDPR або HIPAA, і переконатися, що дані компанії не використовуються для навчання моделей штучного інтелекту третіх сторін без явної згоди.
На щастя, Foxit може допомогти захистити ваші дані! У нещодавньому звіті IDC зазначено: "Foxit надає пріоритет конфіденційності користувачів, зберігаючи конфіденційність ваших даних у Foxit AI. Щоб захистити конфіденційну інформацію, Foxit використовує технологію OpenAI ChatGPT, гарантуючи, що AI Cloud надає точну та корисну інформацію без безпосереднього вивчення індивідуальних взаємодій користувачів". Придбати Foxit можна у постачальника - компанії Ідеалсофт.
- Навчання та впровадження:
навіть найсучасніші інструменти штучного інтелекту настільки ефективні, наскільки ефективні люди, які їх використовують. ІТ-команди повинні переконатися, що співробітники належним чином навчені використовувати робочі процеси на основі ШІ. Це включає надання чіткої документації, проведення тренінгів і пропонування постійної підтримки для заохочення усиновлення. Зручні інтерфейси та інтуїтивно зрозумілий дизайн також відіграють вирішальну роль у скороченні часу навчання та залученні користувачів.
Ключові функції, на які повинні звернути увагу ІТ-директори та ІТ-адміністратори
Оцінюючи рішення для роботи з документами на основі штучного інтелекту, ІТ-директори та ІТ-адміністратори повинні визначити пріоритет певних функцій, щоб переконатися, що вони інвестують у масштабовану, безпечну та ефективну платформу.
Масштабованість і готовність до роботи в хмарі: шукайте рішення, які можуть масштабуватися відповідно до потреб вашої організації та підтримувати роботу в хмарі. IDC стверджує : "Наприклад, копілоти штучного інтелекту можуть оптимізувати робочі процеси з документами, які часто заплутані ручними завданнями. Ці інтелектуальні помічники можуть автоматизувати рутинні операції, як-от узагальнення, переклад і пропонування наступних найкращих кроків".
Відкриті API та бездоганна інтеграція: переконайтеся, що рішення штучного інтелекту може легко інтегруватися з існуючими інструментами та системами. Відкриті API сприяють взаємодії, дозволяючи інструментам штучного інтелекту стати частиною цілісної технологічної екосистеми.
Надійні протоколи безпеки: безпека не повинна бути предметом обговорення. IDC рекомендує вам: «Поцікавитися сертифікатами відповідності, методами ізоляції даних, методами шифрування (під час передачі та в спокої) і заходами щодо запобігання несанкціонованому використанню даних компанії для навчання моделей сторонніх розробників».
Майбутні тенденції: що чекає ШІ в управлінні документами?
Технологія штучного інтелекту швидко розвивається, і її роль в управлінні документами продовжуватиме розширюватися захоплюючими способами.
Розумніші алгоритми штучного інтелекту: майбутні системи штучного інтелекту пропонуватимуть покращене розуміння контексту, забезпечуючи точніше підсумовування документів і вилучення даних. Це підвищить якість інформації, отриманої зі складних документів.
Голосові команди та команди жестами: оскільки штучний інтелект стане більш інтуїтивно зрозумілим, голосові команди та команди жестів, ймовірно, будуть інтегровані в робочі процеси документів, дозволяючи навігацію та редагування документів без використання рук.
Прогнозний штучний інтелект: штучний інтелект не лише оброблятиме документи, але й прогнозуватиме майбутні потреби. Наприклад, інтелектуальний інтелект може позначати контракти, що наближаються до дати поновлення, або визначати потенційні ризики відповідності до того, як вони стануть проблемами.
Штучний інтелект у документообігу — це не лише автоматизація, а й створення розумніших, швидших і безпечніших процесів, які дають змогу ІТ-командам зосереджуватися на ініціативах стратегічного зростання. Для ІТ-директорів та ІТ-адміністраторів розуміння того, як штучний інтелект вписується в існуючий стек технологій, має вирішальне значення для максимізації його потенціалу та досягнення суттєвої рентабельності інвестицій.
