Що таке електронний документообіг і навіщо він потрібен
Електронний документообіг (далі - ЕДО) - це переклад всієї паперової документації в електронний формат. Вам не потрібно роздруковувати документи, ставити на них «мокру» підпис і друк і відправляти клієнту кур'єром. Ви просто підписуєте документи в електронній формі за допомогою ЕЦП (КЕП) і в один клік відправляєте його контрагенту. Електронний документообіг в Україні зручно використовувати на сучасній платформі EDI Network.
Що таке ЕЦП? Це файл-ключ в форматі .dat, .jks або .zs2. Ймовірно, зараз ви використовуєте його при подачі звітів до податкової. За допомогою ЕЦП ви можете підписувати будь-які юридичні документи: договори, рахунки, акти та ін.
Яку вигоду отримаєте ви від ЕДО
- Економія часу на формування, відправлення та контроль за поверненням документів.
- Економія на поштових, кур'єрських послуг, папері, картриджі та інших витратних витратах.
- Відсутність необхідності зберігати купу паперів, які мають властивість губитися.
- Ваші клієнти більше не будуть обурюватися, що вони не отримували від вас документи.
- Прискорення продажів і закупівель.
- Автоматизація процесу роботи з документами.
Варто відразу зазначити: ЕДО - це не панацея для всіх. Наприклад, якщо ви працюєте з іноземними клієнтами або постачальниками, ви поки не зможете повноцінно перейти на ЕДО, так як ваша ЕЦП дійсна тільки в Україні.
Як переконувати важливих клієнтів
Що стосується постійних і важливих клієнтів, то з ними необхідно провести переговори і внести зміни в договір. Ви повинні бути готові допомогти їм в переході на ЕДО.
Тут немає єдиної методики, все дуже індивідуально. Потрібно розповідати про переваги ЕДО і допомагати все налаштувати. Більшість клієнтів зараз використовують ЕДО повністю або частково.
З постачальниками складніше. Як правило, вони самі формують документи і направляють їх в паперовому вигляді. Потрібно зідзвонюватись з їх бухгалтерією і повідомляти, що відправка документів буде проводитися за їх рахунок, а також запитувати, чи використовують вони ЕДО, і просити в наступний раз відправити документи в електронній формі.
І найскладніше - це клієнти наших клієнтів. Поводитися з ними потрібно дуже делікатно, але в той же час наполегливо переконувати прийняти наш варіант і допомагати впровадити його.
Тут також треба спілкуватися з бухгалтером, пояснювати плюси і надавати всю інформацію про те, як ми можемо обмінюватися документами в електронній формі. В середньому кожен п'ятий бухгалтер погоджується з нами. Але і інших ми не кидаємо: повторюємо про можливість перейти на ЕДО кожен раз, коли відправляємо документи.
Всім контрагентам потрібно відправити лист, де буде повідомлено про перехід на ЕДО, описано, як це буде відбуватися, як вони зможуть отримувати документи та корисну інформацію, яка допоможе розібратися в новому для них процесі.
Останнє, що варто відзначити, - це необхідність провести тестові відправки, навчання співробітників, бухгалтера, фахівців відділів продажів, клієнтської підтримки та закупівель.
