Тендерний аутсорсинг являє собою передачу сторонній компанії або фізичній особі (тендерному брокеру) повного або часткового обсягу робіт з підготовки і участі в комерційних або державних тендерах.
Варіанти тендерного аутсорсингу
Залежно від набору послуг, які надає тендерний брокер, аутсорсинг може бути повним або частковим.
Повний передбачає, що стороння організація повністю бере на себе підготовку документації, включаючи оформлення ЕЦП для торгів, подачу запитів, отримання та обробку протоколів торгів, контроль за рухом грошових коштів і строками дії документів і т. Д.
При частковому аутсорсингу стороння організація відповідає за певний етап, наприклад за підготовку пакету документів, участь в судових засіданнях, підготовку заявок.
Які саме функції покласти на тендерного брокера, може вирішити тільки замовник, керуючись своїми потребами і цілями, досвідом участі в тендерах.
Компанія, яка займається аутсорсингом, здійснює аналіз рентабельності замовника, його положення на ринку і конкурентоспроможності, підбирає оптимальні торги і погоджує з замовником порядок подальших дій. Тендерний брокер діє на підставі договору аутсорсингової оферти і підписаних довіреностей.
Які плюси має передача участі в тендерах на аутсорсинг
Участь в тендерах дозволяє отримати довгострокові вигідні контракти, розширити ринок збуту, вийти на новий рівень продажів і підвищити репутацію компанії. Але навіть досвідчені підприємці не завжди знайомі з алгоритмом участі в тендерах і не можуть забезпечити дотримання всіх необхідних умов, і ось чому:
- Самостійно розібратися в усіх нюансах тендерної системи складно, при цьому невеликі компанії не мають достатньої кількості ресурсів для організації спеціального відділу по тендерам та держзакупівель із залученням в штат кваліфікованих фахівців.
- Чи не в кожній компанії є юристи вузького профілю, що спеціалізуються на законодавчих актах, що регламентують проведення конкурсів і тендерів.
- Нові підприємства зазнають труднощів з отриманням банківської гарантії, необхідної для участі в тендерах.
Тендерний аутсорсинг дозволяє вирішити ці проблеми:
- Послугами професіоналів можна користуватися, не привертаючи їх в штат: вигідніше разово сплатити вартість робіт, ніж платити зарплату штатному співробітникові щомісяця.
- Знижується ймовірність відхилення заявки через помилки при складанні документації.
- Підбираються тендери, оптимально відповідні можливостям виконавця.
- У замовника з'являється можливість направити ресурси на ключові бізнес-процеси, не відволікаючись на завдання участі в тендерах.
Нюанси тендерного аутсорсингу
Дуже важливо розуміти, що навіть якщо підготовка до участі в тендері буде проведена ідеально грамотно, це не гарантує, що саме ви станете переможцем. При цьому послуги аутсорсера оплачують незалежно від результату проведених торгів.
Тендерний брокер завжди виходить з можливостей компанії-замовника і намагається підібрати оптимальний варіант. Але якщо замовник використовує застарілі технології, виробляє товар або послуги незадовільної якості, а також пропонує їх за завищеними цінами, то навіть самий грамотний фахівець не зможе зробити так, щоб участь в торгах принесло позитивний результат.
